Quadro Kanban: como organizar todas as suas tarefas em 5 minutos

Nesse post vamos aprender a usar o quadro Kanban, um método japonês de produtividade para finalmente te ajudar a organizar as suas ideias e decolar os seus melhores projetos.

Ele irá organizar o seu trabalho em 5 minutinhos e já ver tudo que é preciso fazer para que ele dê certo!

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Quadro Kanban, o que é?

A cultura japonesa é tradicionalmente conhecida pela meticulosidade e organização. Kanban é um método japonês criado na década de 1960 voltado para produção de carros da empresa Toyota. Ele foi pensado para melhorar o fluxo de demandas, desde a produção até as vendas.

Kanban significa simplesmente um quadro visual que permite entender cada procedimento que está sendo feito. Como ele começou no chão de fábrica, ele tinha a ver com organizar as tarefas de uma equipe, mas, atualmente, também pode ser usado para uso pessoal, nas tarefas do dia a dia.

Quadros KANBAN utilizados na Toyota

Quadro Kanban, como funciona?

A fim de montar o quadro Kanban, a primeira etapa é tirar as ideias da cabeça, até porque nossa mente não foi feita para armazenar ou guardar informações, mas, sim, para criar. Então, ao começar o seu quadro Kanban tire da sua cabeça todas as tarefas a serem feitas.

Pergunte-se: o que que eu preciso fazer ou a minha equipe precisa fazer para ter essa ou aquela atividade realizada? A seguir devemos organizar de maneira visual essas demandas num quadro Kanban.

O quadro Kanban pode ser um quadro físico, de colocar na parede, um papel em branco ou, se preferir, um documento no computador. Portanto, o que ficar melhor para ser constantemente visualizado.

 

Quadro KANBAN pode ser físico ou virtual

 

Quadro Kanban, as 3 colunas “F”s

Agora, você vai pegar esse espaço e dividir em três colunas. Em cada coluna se deve colocar uma palavra para entender o que está sendo feito. Vamos chamar cada coluna dos três “F”s.

A primeira coluna é a do “Fazer”. A do meio, “Fazendo” e a terceira e última é a do “Feito”.

Ocorre igual quando visualizamos o quadro Kanban em inglês com as 3 palavras: “to do”, “doing” e “done”. O princípio é o mesmo.

Então, aquelas ideias e tarefas que foram tiradas da cabeça podem ser divididas em alguma das colunas do quadro Kanban. Escreva cada uma delas em um papelzinho, cartão ou post-it no caso de usar um quadro físico ou anotando cada uma no arquivo do computador.

A ideia ou tarefa precisa “ser feita”, “está sendo feita” ou “já foi feita”? Separe cada tarefa conforme essas perguntas (colunas).

Ao fazê-lo, teremos o panorama geral de produtividade, fluxo de trabalho, divisão das tarefas, organização da equipe, cronograma, tempo e duração de cada uma. Está pronto seu quadro Kanban!

Uma ferramenta poderosa

Parece simples, mas o quadro Kanban é uma ferramenta super poderosa. Ele pode ajudar tanto na organização dos projetos como também de tarefas a serem feitas em determinado período. Por exemplo, planejando a semana de trabalho.

O que é preciso fazer, o quê deve ser feito, quem sabe, na próxima semana? Coloque essas tarefas na coluna do “Fazer”. Quais são as tarefas que você ou sua equipe estão fazendo? Coloque na coluna do “Fazendo”.  Assim, vá deslocando os cartões na medida em que as tarefas mudarem de status até atingirem a última coluna: “Feito”!

A visualização desse processo de produtividade também ajuda no aspecto motivacional e emocional, ou seja, oferece aquela sensação de progresso e realização ao completar cada tarefa.

Portanto, antes de começar suas tarefas diárias, observe seu quadro Kanban, nem que seja por um breve momento. E procure começar sempre pela coluna do meio. Isso se resume a terminar o que já se começou antes de acumular outras tarefas.

Também, na coluna do meio do seu quadro Kanban, observe aquelas tarefas que não estão avançando e avalie porque isso está acontecendo a fim de encontrar soluções a respeito. Entenda quanto tempo leva para alguma tarefa ser realizada. Coloque no cartão a data ou o horário em que ele ingressou ou mudou de coluna.

Outras colunas (e usos) são possíveis

No quadro Kanban, tem algumas equipes que ainda utilizam outras colunas para ter mais detalhamento do que está sendo feito.

Por exemplo, outras duas colunas que se utilizam muito é a do “backlog”, que em inglês significa algo como uma reserva ou acúmulo de tarefas a serem feitas (algo para depois, “um banco de ideias”) e uma coluna daquilo que está em espera, pois depende de algum fornecedor ou de outra equipe, empresa etc.

Dica de ouro!

Quanto aos demais usos do quadro Kanban, uma dica de ouro é acompanhar o relacionamento com os clientes e demais parcerias que envolvem o seu negócio.

Essa utilidade é superinteressante para quem tem trabalha com listas de pessoas para serem contatadas (“mailing”).

O quadro Kanban pode organizar “quem deve”, “quem está sendo” e “quem já foi contatado”, assim como respostas e fluxos dessa comunicação. Ou seja, organizando e visualizando o status de todas as pessoas que você atende ou pretende atender.

O mesmo princípio pode ser utilizado para controlar fornecedores, recebimentos, pagamentos e demais fluxos que sejam pertinentes ao seu negócio.

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Gostou dessa ferramenta? Já conhecia o método Kanban? Prefere utilizá-lo na parede ou no computador? Qual dica ou método pareceu mais interessante para organizar e realizar as suas tarefas?

Deixe seus comentários abaixo para que também outras pessoas possam aprender com eles.

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